un articol de Seth Godin
Deci cum te descurci? Unii dintre voi treceti dintr-un meeting in altul timp de opt ore pe zi. La Ford, obisnuiau sa aiba meeting-uri pentru a pregati meeting-uri, ca sa se asigure ca toata lumea a invatat foarte clar ce are de spus.
Daca te-ai gandit serios sa-ti rezolvi problemele cu organizarea meeting-urilor, finalizarea proiectelor si economisirea timpului, incearca, pentru o saptamana, strategia asta. Daca nu functioneaza, iti voi da cu placere banii inapoi.
1. Intelege ca nu toate problemele sunt la fel. Atunci de ce ar trebui ca toate intalnirile sa se desfasoare in acelasi mod? Oare fiecare subiect merita o ora din timpul tau? De ce au intalnirile o durata fixa?
2. Programeaza-ti intalnirile in sectiuni de cate cinci minute. Asigura-te ca organizatorul meeting-ului are motive puternice sa prelungeasca intalnirile.
3. Cere-le oamenilor sa se pregateasca. Da-le documente pe care sa le citeasca inainte de intalnire, spune-le exact ce au de facut si, daca nu fac asta, da-i afara.
4. Scoate toate scaunele din sala de conferinta. Vorbesc serios.
5. Daca cineva intarzie cu mai mult de zece minute fata de ultima persoana ajunsa inainte, pune-o sa plateasca o amenda de 10 euro, care sa mearga in fondul pentru cafea.
6. Adu-ti un timer la intalnire. Cand incepe sa sune, inseamna ca ai terminat. Nu e vina ta, e timer-ul.
7. Organizatorul meeting-ului este obligat sa trimita un scurt e-mail de informare, cu actiunile stabilite, fiecarui participant la meeting, in urmatoarele zece minute de la finalizarea intalnirii.
8. Creeaza un spatiu public (fie un mare poster board, fie o simpla pagina online) care le permite participantilor sa noteze meeting-urile si organizatorii acestora cu note de la 1 la 5 in functie de utilitate. Sau, doar o simpla cutie in care oamenii sa scrie un numar. Vezi ce se intampla.
9. Daca ti se pare ca nu reusesti sa vii cu ceva in plus in timpul intalnirii, mai bine pleaca. Ai intotdeauna posibilitatea sa citesti rezumatul meeting-ului mai tarziu.
Tot ce va spun aici este marketing. Este un show, unul care le face cunoscut oamenilor cu care lucrezi ca strategia de organizare a meeting-urilor tocmai s-a schimbat.
N.R. Articolul este preluat de pe blogul lui Seth Godin, cu acordul autorului.
