[Comunicare, varianta interna] Alexandra Frunza (Provident): Suntem o comunitate de aproape 1.000 de oameni si peste 3.000 de parteneri cu care lucram direct, rasfirati in toata tara si din categorii profesionale variate

Si ce te faci? Ai atatia oameni de multumit; oameni de care depinde, in buna masura, compania ta. Modul de functionare, eficienta, produsele si serviciile si personalitatea, intrucatva. Nici n-ai ajuns la clienti si uite cate ai de bifat in planul comunicarii. 

De regula, campaniile si programele de comunicare interna sunt surorile mai timide din familia marcom-ului. Tocmai pentru ca nu prea au ocazia sa iasa in afara, desi ar avea ce sa impartaseasca. Iar noi am zis ca e cazul sa le discutam.

Incepem cu platforma de comunicare interna a Provident, "Real news, in real time", elaborata intern, despre care ne spune in continuare Alexandra Frunza (Manager Comunicare si Relatii Externe, Provident Financial Romania).

Pe langa proiectele recurente - evenimente, conferinte, concursuri, programe de achievement etc - compania puncteaza actiunile sale de comunicare externa si intern, iar angajatii se pot implica direct. Ultimul proiect pornit la initiativa angajatilor a fost un turneu de tenis de masa, organizat pentru angajatii din sediul central si cei din sucursalele bucurestene. Sa o ascultam:

Sistemul de comunicare interna Provident

Real news, in real time este platforma de comunicare interna Provident.

Oamenii vor sa fie informati si implicati in acelasi timp. Mesajele atent elaborate sunt necesare, dar nu mai sunt suficiente. Cei mai multi dintre ei au Facebook, YouTube, citesc stirile online, comenteaza pe forumuri si sunt, in general, mult mai informati decat angajatii de acum 10-15 ani.

Real news, in real time inseamna sa stii care sunt informatiile relevante pentru audienta ta si sa i le livrezi in timp real.

Calendarul de actiuni recurente de comunicare interna

Comunicarea Provident este orientata spre oameni, cu povesti despre oameni si munca lor, cu proiecte dedicate angajatilor si implicarii lor in cadrul companiei. Apoi avem proiecte anuale, care se intampla deja de multi ani si care au deja o traditie in randul angajatilor:

- conferinta anuala dedicata tuturor angajatilor Provident (peste 800 de oameni), unde prezentam la inceput de an planurile pe 12 luni ale companiei;

- proiectul "Have your share/Ia-ti portia de cash" - este unul de recompensare a angajatilor prin actiuni in cadrul grupului britanic International Personal Finance (IPF), care detine Provident si care este listat la Bursa de Valori din Londra si la Bursa de Valori din Varsovia.

Programul rasplateste succesul si loialitatea tuturor angajatilor care au cel putin 6 luni de activitate in firma, oferindu-le oportunitatea sa devina actionari in companie si, ulterior, sa isi multiplice de 4 ori numarul de actiuni detinute;

- "ProviTalks" – o serie de conferinte interne in care oameni creativi si personalitati de succes din diverse domenii de activitate si-au prezentat povestea personala in randul angajatilor Provident;

- "Zilele implicarii" – este un proiect care strange sub umbrela sa mai multe concursuri interne pentru angajati. Acestea sunt organizate trimestrial, pe durata unei saptamani.

Pe langa acestea, folosim campanii integrate de comunicare interna, unele extrase si adaptate din campaniile externe, altele complet originale.

Cum stabiliti obiectivele proiectelor de comunicare interna?

Obiectivele trebuie sa fie masurabile. De aceea, de cele mai multe ori, obiectivele unei campanii sunt un mix de KPI cantitativi si calitativi, proportia acestora fiind undeva la 70% KPI cantitativi si 30% KPI calitativi.

Spre exemplu, in cazul programului Have your share am avut 2 obiective principale:

(1) atragerea a cel putin 6% dintre angajati (aproximativ 50 de persoane) in program, obiectiv pe care l-am depasit - aproximativ 14% dintre angajati s-au inscris si au investit in actiuni International Personal Finance;

(2) Cresterea nivelului general de implicare al angajatilor cu 0,2, o crestere semnificativa conform metodologiei companiei de cercetare Gallup.

Canale

Folosim instrumente de comunicare adaptate nevoilor angajatilor nostri (online, social media, video, BTL, print) si ne adaptam in functie de grupurile carora ne adresam, folosind un mix complex de comunicare.

Suntem o comunitate de aproape 1.000 de oameni si peste 3.000 de parteneri cu care lucram direct, rasfirati in toata tara si din categorii profesionale variate.

Multi dintre partenerii nostri nu sunt conectati online, ceea ce inseamna ca trebuie sa acordam o atentie sporita si mijloacelor clasice de comunicare: reviste, brosuri, postere, scrisori.

Cum mare parte dintre angajatii Provident reprezinta forta de vanzari, din teren, mereu in miscare si cu foarte putin timp pe care-l pot aloca actiunilor de informare, modul in care comunicam cu acestia este mult mai dinamic. Folosim SMS-uri pentru anunturile absolut importante sau screen alerts pe tabletele pe care le folosesc in activitatea lor.

Feedback-ul de la angajati

Masuram in permanenta rezultatele comunicarii prin sondaje interne. Anual, desfasuram la nivelul intregii companii sondajul de implicare, realizat in parteneriat cu Gallup.

Prin acest sondaj masuram nivelul de satisfactie al angajatilor nostri cu privire la mediul de lucru, echipa, comunicarea din cadrul companiei, instrumentele pe care le punem la dispozitia lor si relatia cu managerul direct.

De asemenea, organizam sondaje de feedback dupa principalele evenimente interne, precum si dupa transmiterea unor anunturi cu impact mare asupra business-ului.

Un proiect propus de angajati care s-a intamplat

La inceputul acestui an, am organizat un turneu de tenis de masa pentru angajatii din sediul central si pentru cei din sucursalele din Bucuresti.

Fazele inferioare ale turneului au fost organizate chiar la sediul nostru, iar ultimele meciuri (de simplu, dublu, feminin si masculin) au avut loc la un club specializat din capitala.

Evenimentul a reprezentat si o buna ocazie de interactiune intre colegii din departamentele centrale si cei din echipele de vanzari. De asemenea, prin specificul sportului selectat, am reusit sa implicam in competitie colegi si colege de toate varstele. 

Cea mai complexa actiune de comunicare interna

Proiectul ProviTalks a fost unul dintre cele mai interesante si complexe proiecte de comunicare interna, oferindu-le angajatilor acces la experiente de succes care sa ii motiveze, sa ii incurajeze si sa le deschida noi orizonturi in cariera si in relatia cu colegii si cu clientii.

Proiectul a constat intr-o serie de dezbateri in care oameni creativi si personalitati de succes din diverse domenii de activitate si-au expus povestea personala si de business angajatilor Provident. Au fost organizate 20 de dezbateri, la care au participat peste 900 de angajati.

Printre invitatii ProviTakls s-au numarat directori executivi de corporatii, regizori de teatru, directori de creatie din advertising sau jurnalisti celebri. In urma implementarii proiectului, s-a constatat cresterea cu 50% a gradului de satisfactie la locul de munca.

Colaborati cu o agentie pe comunicarea interna?

Nu.

In ce fel evaluati rezultatele?

Organizam in fiecare an un sondaj de feedback si de atitudine, la care sunt invitati sa participe toti colegii nostri. Rezultatele acestuia ne permit sa analizam eficienta canalelor de comunicare pe care le folosim, gradul de popularitate a anumitor initiative, precum si sa ne pregatim strategia si planurile de comunicare interna pentru anul urmator.