[Comunicare, varianta interna] Gilda Lazar (JTI Romania): Daca stim sa comunicam direct si deschis cu angajatii, atunci putem face acelasi lucru si in fata presei sau a autoritatilor

Acum 22 de ani, la JTI Romania lucrau sapte oameni. Acum, compania a adunat circa 1.000 de angajati in sediul central din Bucuresti, in fabrica si in peste 30 de birouri de vanzari din tara, ne spune Gilda Lazar (Head of Corporate Affairs & Communications, JTI Romania). Iar catre acestia se comunica in mod prioritar, adauga ea. Perspectiva suna in felul urmator:

Daca stim sa comunicam direct si deschis cu angajatii, atunci putem face acelasi lucru si in fata presei sau a autoritatilor. Pentru ca e absolut necesar ca o organizatie sa transmita acelasi tip de mesaje si autoritatilor, partenerilor de afaceri, media samd, dar si angajatilor.

Canalele de comunicare interna sunt multiple. JTI are o revista interna cu 4 aparitii anuale editata in intregime de angajati. Exista, de asemenea, o televiziune cu circuit intern cu program dedicat in intregime activitatii angajatilor si o platforma interna de socializare, cu functii asemanatoare Facebook-ului, pe langa intranetul de toate zilele. 

Cat despre tematici, angajatii sunt tinuti la curent cu orice subiect de interes general, legat de evolutia companiei, rezultatele unor cercetari si studii relevante pentru industria tutunului, cadrul de reglementare a acesteia si informatii despre programele culturale si educationale care li se adreseaza.

Mai detaliat aflam de la Gilda in continuare:

Comunicarea interna la JTI Romania

Spunem ceea ce facem si facem ceea ce spunem, in interiorul companiei, ca si in afara ei. Obiectivul unui proiect de comunicare este ca mesajul pe care il avem de transmis sa fie inteles de catre toti angajatii nostri. Faptul ca acestia reusesc sa inteleaga mesajele managementului si directia in care se indreapta afacerea este esential.

Si, daca stim sa comunicam direct si deschis cu angajatii, atunci putem face acelasi lucru si in fata presei sau a autoritatilor. Pentru ca este absolut necesar ca o organizatie sa transmita acelasi tip de mesaje si autoritatilor, partenerilor de afaceri, media samd, dar si angajatilor.

Comunicam eficient si la timp, intr-un mod integrat, folosind toate canalele interne si implicandu-i pe angajati intr-un mediu cald, familiar, guvernat de valorile companiei: Enterprising, Open, Challenging.

Mai precis, suntem intreprinzatori, contribuind cu idei, inovatie, initiativa, credem intr-o atitudine deschisa si transparenta in tot ceea ce facem si suntem competitivi, actionand pentru imbunatatire continua.

Cum a fost gandit acest sistem de comunicare?

Mijloacele si modalitatile de a comunica au crescut odata cu compania. Daca in urma cu 22 de ani, cand ne-am stabilit pe piata locala, la JTI lucrau sapte oameni, acum avem circa 1.000 de angajati in sediul central din Bucuresti, in fabrica si in cele peste 30 de birouri de vanzari din toata tara.

Asadar, vorbim despre o organizatie complexa, ai carei angajati stiu in ce directie ne indreptam, care ne sunt obiectivele si valorile dupa care ne ghidam zi de zi.

Datorita acestor valori, JTI Romania este un angajator preferat (in 2015, compania a primit certificarea Top Employer pentru al doilea an consecutiv), oferind conditii de munca foarte bune si posibilitati de a construi o cariera.

In cele din urma, angajatii nostri sunt cei mai buni ambasadori ai JTI, adaugand astfel valoare semnificativa comunicarii externe.

Actiuni recurente de comunicare interna

Calendarul de comunicare este construit pornind de la activitatile pe care le desfasuram si de la obiectivele pe care le avem de indeplinit. De exemplu, in 2013 am sarbatorit 20 de ani de cand suntem prezenti pe piata locala.

Din 1993 si pana acum am investit in oamenii nostri, in capacitatile de productie, in branduri si ne-am implicat in viata comunitatii in mjlocul careia ne desfasuram activitatea.

Despre aceste lucruri am comunicat extern, dar si in interiorul companiei, angajatilor, care sunt la curent cu tot ceea ce face si ceea ce spune JTI.

In acelasi timp, exista anumite caracteristici specifice industriei tutunului. Cea mai mare problema cu care ne confruntam este comertul ilegal cu tigarete. Orice crestere a pietei negre duce la scaderi ale volumelor vandute legal, drept urmare, angajatii sunt foarte interesati de acest subiect.

De cativa ani incoace, comunicam odata la doua luni, intern si extern, rezultatele studiului Novel privind nivelul contrabandei, o cercetare independenta, care ghideaza toate partile implicate - companiile din industrie, autoritati- in eforturile de combatere a contrabandei cu tigarete.

Cadrul de reglementare reprezinta un alt aspect asupra caruia angajatii sunt in permanenta informati.

Directiva revizuita a tutunului, care ar trebui transpusa in legislatie pana la 20 mai 2016 aduce modificari importante: design schimbat al pachetelor, avertismente de sanatate de pana la 65% din suprafata, restrictionari legate de ingrediente, noi sisteme de trasabilitate etc.

As adauga aici ca suntem foarte in urma cu procesul de transpunere, iar producatorii au nevoie de cel putin sase luni ca sa se adapteze acestor schimbari.

Totodata, comunicam an de an despre programele noastre culturale si educationale. Intalnirile JTI este cel mai important eveniment cultural organizat inca din anul 2000 de JTI Romania, devenit un reper pentru iubitorii dansului contemporan.

Alaturi de Intalnirile JTI, merita mentionate parteneriatele cu Festivalul International de Teatru de la Sibiu, festivalul de film Comedy Cluj, turneele nationale Duelul Viorilor, Flautul de Aur si Pianul calator.

JTI sustine, de asemenea, Gigi Caciuleanu Romania Dance Company, pentru ca sprijinim in mod traditional dansul contemporan, dar si valorile romanesti. Suntem promotori si ai culturii japoneze, prin Centrul de Studii Culturale Romano-Japoneze din cadrul Universitatii  Romano-Americane.

Un alt program despre care ne informam in special angajatii, dar mai putin publicul, este Seniorii JTI, demarat in 1998, prin care 42 de persoane varstnice primesc zilnic o masa calda, medicamente si pachete specifice de sarbatori.

De precizat ca angajatii i-au ajutat pe Seniori si in nume propriu, contribuind la plata facturilor de utilitati.

Consecventi in politica de responsabilitate sociala, de a avea programe care sa ajute, sa aduca valoare si sa educe, derulam de 16 ani Bursele JTI pentru Jurnalisti, destinate formarii profesionale a ziaristilor a caror arie de interes este problematica europeana.

Canale

Expunerea ideilor care au ca scop cresterea afacerii si, de asemenea, recunoasterea meritelor se fac prin diverse canale de comunicare, foarte apreciate.

Implicarea angajatilor in redactarea continutului revistei companiei si in realizarea programului televiziunii interne este reprezentativa pentru cultura organizationala a JTI, caracterizata prin deschidere si respect reciproc.

Revista interna a companiei este editata de patru ori pe an si este formata din articole scrise doar de angajati, care povestesc despre proiectele, realizarile, succesele lor si ale echipelor din care fac parte.

Avem o televiziune cu circuit intern, destinata celor peste 1.000 de angajati JTI, cu program lunar, care include subiecte axate tot pe oamenii companiei si pe ceea ce reusesc sa faca bine.

De asemenea, exista o platforma interna de socializare, care functioneaza asemanator Facebook, destinata doar angajatilor JTI. Acestia au un cont, isi completeaza profilul, pot crea grupuri si deschide forumuri pe diverse teme samd.

La acestea se adauga intranetul companiei, mesajele trimise pe e-mail intr-un format specific si un buletin informativ, lunar, cu cele mai importante stiri de business ale lunii respective.

Fiecare canal de comunicare este folosit in functie de subiecte si de modul in care sunt abordate: stiri si noutati de interes imediat (se comunica prin mesaje e-mail si se posteaza ulterior pe intranet); povesti de succes ale colegilor / echipelor (in revista companiei), mesaje in care imaginile vorbesc mai mult decat cuvintele - realizarile echipelor de vanzari din teren, materiale care tin de marci samd (televiziunea), stiri de business pe scurt si evolutia lunara a vanzarilor (buletinul lunar), comunicarea informala intre colegi (platforma de socializare).

Astfel, mesajele se completeaza unul pe celalalt, pe fiecare canal de comunicare.

Cum colectati feedback de la angajati?

Prin sondaje de opinie. In 2013, am derulat un sondaj in JTI Romania care a aratat rezultate impresionante.

Am avut o rata excelenta de raspuns, de 85%, care arata interesul colegilor pentru activitatea noastra de comunicare interna, iar canalul cel mai bine cotat s-a dovedit a fi revista companiei, care ajunge intr-un exemplar printat la fiecare angajat.

Un alt canal de comunicare foarte apreciat de angajati este televiziunea.

Interesant a fost faptul ca oamenii au impartit mijloacele de comunicare in doua categorii, in functie de rolul lor: cele cu impact emotional (revista – in care se regasesc povestile scrise chiar de ei, si televiziunea – filmele care prezinta echipe si oameni), care ii fac sa se simta apreciati si le ofera oportunitatea de a afla ce proiecte, activitati si realizari au colegii din alte departamente / zone ale tarii si cele care ofera informatii de business (intranetul si buletinul lunar de stiri).

Anul acesta, a fost lansat un alt proiect ambitios pentru a identifica metodele de imbunatatire a comunicarii cu angajatii JTI, atat la nivel global, cat si local.

Rezultatele sondajului global derulat in luna iulie sunt foarte bune, in comparatie cu o baza de date de 70 de companii internationale, cu 2,5 milioane de angajati.

Astfel, angajatii JTI sunt mult mai bine informati in ceea priveste afacerea si apreciaza la un nivel mult mai ridicat canalele de comunicare interna, revista in varianta tiparita fiind cel mai popular mijloc de a citi stirile, chiar daca mediile online sunt, de asemenea, disponibile.

Acestia sunt, in general, multumiti cu volumul de informatii/comunicari primite sau isi doresc mai multe stiri sau mai des.

Rezultatele globale au fost comunicate recent, urmand ca, in curand, sa primim datele pentru fiecare tara in care JTI isi desfasoara activitatea.  

Un proiect initiat de angajati

Revista  interna, asa cum este ea construita, porneste de la ideile angajatilor nostri. De asemenea, multe dintre subiectele televiziunii interne vin la propunerea angajatilor.

Cea mai complexa actiune de comunicare interna

Cum am mentionat, actiunile de comunicare interna se afla in stransa legatura cu activitatea companiei. Cele mai complexe proiecte au avut astfel in spate si activitati de comunicare foarte laborioase.

De exemplu, renovarea si extinderea noului sediu al companiei, care s-a derulat pe durata unui an, timp in care angajatii au fost relocati  intr-un sediu temporar.

Pornind de la comunicarea noilor reguli de acces, a modalitatilor de arhivare a documentelor si pana la inaugurarea noii cladiri, pentru angajati, presa, invitati (ES Ambasadorul Japoniei la Bucuresti, primarul sectorului doi, colegi din sediul central JTI de la Geneva), totul a presupus eforturi constante, pe diferite canale de comunicare, interne si externe.

Un alt proiect complex despre care am comunicat intern inca din faza de concept si pana la inaugurare, a fost investitia de 25 milioane de euro in noi capacitati de productie ale fabricii, ceea ce a presupus si crearea de 125 de noi locuri de munca.

Si atunci am avut invitati speciali la inaugurarea noilor linii: ES Dl Ambasador al Japoniei, directorul general al Autoritatii Nationale a Vamilor, primarul sectorului doi, colegi din Geneva.

Sigur ca, la fiecare eveniment important care a avut loc in JTI Romania, am oferit oamenilor toate informatiile necesare.

De exemplu, in anul 2011 am primit la JTI Romania vizita Secretarului General al Organizatiei Mondiale a Vamilor, care ne-a recunoscut si apreciat parteneriatele cu autoritatile in scopul reducerii pietei negre. Colegii nostri au fost mandri sa afle despre aceasta vizita, domnul Kunio Mikuriya oferindu-ne un interviu pentru angajati.

Povestea a fost cover story pentru revista companiei, a fost difuzata pe TV si, totodata, a fost transmis si presei un comunicat. Este doar un exemplu, dar de fiecare data, acesta este modul in care comunicam.

Colaborati cu o agentie pe comunicarea interna?

Programele televiziunii interne sunt realizate in colaborare cu un contractor extern. De asemenea, avem suportul unui furnizor extern si pentru layout-ul si tiparirea revistei interne a angajatilor.

Beneficiile, foarte mari de altfel, constau in valoarea adaugata pe care o aduce furnizorul, datorata experientei in realizarea unor astfel de materiale, dar si cunoasterii in profunzime a activitatii JTI, gratie colaborarii indelungate cu echipa noastra.

Pentru televiziunea interna lucram impreuna inca de la lansare, din 2009, iar pentru revista – care dateaza de la finele anilor '90 – sunt mai mult de zece ani de cand colaboram.   

Cum evaluati rezultatele actiunilor?

Procesul de evaluare a activitatii de comunicare interna in cadrul unei organizatii trebuie gandit pe termen lung. Spre deosebire de alte domenii, noi nu avem indicatori de performanta masurabili, lunari, trimestriali sau anuali.

Sondajele de opinie a angajatilor reprezinta un instrument foarte util, dar nu poate fi folosit foarte des, cel mult o data la doi ani.

Am derulat un studiu local in 2013, urmat, anul acesta, de unul la nivel global. In felul acesta, putem afla, de exemplu, daca angajatii primesc informatiile de care au nevoie in activitatea lor, daca acestea sunt de actualitate sau ce rol au mijloacele de comunicare in recunoasterea meritelor profesionale, construirea reputatiei personale si cresterea respectului de sine.