[Comunicare, varianta interna] Carmen Ghita (Raiffeisen Bank): Apreciem atat feedback-ul exprimat formal, prin sondaje de opinie, cat si cel exprimat direct, verbal sau in scris

Procesele de comunicare interna ale unei companii decurg direct din obiectivele strategice ale acesteia. Principiul se aplica si "vietii interne" din cadrul Raiffeisen Bank, despre care ne vorbeste in continuare Carmen Ghita (Internal Communication and Social Media, Directia Comunicare si Relatii Publice). Astfel:

Putem avea obiective de awareness (de exemplu, un proiect nou, cu impact la nivelul intregii banci, pe care trebuie sa-l popularizam) sau de engagement (avem nevoie de 100 de voluntari care sa evalueze proiectele depuse in Programul de Granturi Raiffeisen Comunitati), de informare (am primit simultan patru premii importante pentru industria bancara) samd.

Diferenta de la un sistem de comunicare interna la celalalt sta in modul de utilizare a canalelor, spune Carmen, si in gradul de personalizare a actiunilor - masura in care compania reuseste sa raspunda nevoilor specifice ale angajatilor sai.

Intrebata de cel mai complex proiect de comunicare interna, Carmen isi aminteste de mutarea unui numar de 1.700 de angajati dintr-un sediu in altul, atunci cand Administratia centrala s-a stabilit in noua cladire Sky Tower. Actiunea s-a desfasurat pe parcursul a 4 luni, a solicitat mai multe echipe interne si o serie de evenimente interconectate, adauga ea.

Mai multe detalii, in continuare.

Sistemul de comunicare interna Raiffeisen Bank

Orice strategie sau proces de comunicare interna incepe de la business. Cu alte cuvinte, intotdeauna pornim de la viziunea bancii si valorile sale, de la obiectivele strategice.

Cred ca valorile Raiffeisen Bank – integritate, respect, invatare, colaborare, simplitate, discernamant, pasiune – sunt foarte generoase, iar a comunica potrivit lor este interesant si provocator.

Ajungem apoi la principiile „de bun simt” ale comunicarii interne: sa comunicam frecvent, transparent, sa facilitam dialogul la nivel de companie, sa facem lucruri (a se citi evenimente, campanii etc.) care sa creasca angajamentul colegilor nostri.

Nu cred ca reinventam roata, ci doar aplicam ce ni se potriveste din punct de vedere cultural si uman.

Prin urmare, sistemul nostru de comunicare a fost construit pornind, daca vreti, de la „cei sase W” ai comunicarii: cine suntem noi (care ne sunt obiectivele de business, viziunea, valorile, cultura organizationala), ce vrem sa comunicam, cu ce frecventa, de ce (pentru a informa, a schimba perceptii, a crea angajament), in ce fel si unde (sau mai degraba cui).

Actiuni recurente de comunicare interna. Obiectivele lor 

Plecand de la ce spuneam mai devreme, calendarul de comunicare este construit tinand cont de obiectivele pe care le avem (de business si comunicare) si include activitati punctuale sau recurente, normal.

Putem avea obiective de awareness (de exemplu, un proiect nou, cu impact la nivelul intregii banci, pe care trebuie sa-l popularizam) sau de engagement (avem nevoie de 100 de voluntari care sa evalueze proiectele depuse in Programul de Granturi Raiffeisen Comunitati), de informare (am primit simultan patru premii importante pentru industria bancara)  si asa mai departe.

La actiuni recurente includem campanii, evenimente, conferinte de management, vanzari sau leadership, informari semestriale despre banca.

De obicei, le stabilim anual sau trimestrial, le bugetam in consecinta si pregatim implementarea lor in detaliu, pentru ca timpul pe care il avem la dispozitie este suficient.

Pe de alta parte, pe principiul „PR never sleeps”, activitatea unui om de comunicare nu este niciodata liniara. Nu venim in fiecare zi la birou pentru a face acelasi lucru, 5 zile pe saptamana, 52 de saptamani pe an.

In fiecare zi apar lucruri noi, proiecte noi, uneori crize noi. Si-n astfel de cazuri, principiul recurentei nu se aplica. Dupa mine, omul  de comunicare interna trebuie sa aiba capacitatea de analiza toate aceste lucruri noi si a decide cand sa comunice, cui, pe ce canal.  

Cum comunicati intern aceste proiecte?

Cred ca folosim mai toate canale de comunicare interna aflate la dispozitia unei companii. Avem Intranet, o revista interna, e-mail, evenimente, comunitati, retele de socializare etc.

Cred ca ceea ce face diferenta este cum le folosim, in ce combinatie si cat de personalizate sunt ele (respectiv cat de mult iau in calcul specificul culturii noaste organizationale si nevoile de comunicare ale colegilor nostri si ale managementului.)

Cum colectati feedback de la angajati?

Cum putem si cat de des putem :) Obisnuim sa consideram evaluarea o parte importanta a activitatilor noastre de comunicare, nu doar interna. Prin urmare, obisnuim „sa le luam pulsul” colegilor, cum spunem noi, cantitativ si/sau calitativ, dupa fiecare eveniment, conferinta, proiect important.

La intervale regulate, ii rugam pe colegi sa evalueze si activitatile si canalele de comunicare interna in general, pentru un fine-tuning al muncii noastre.

Apreciem atat feedback-ul exprimat formal, prin sondaje de opinie, cat si cel exprimat direct, verbal sau in scris. Feedback is 50% :) [n.r. referinta] Mai mult, incercam sa incorporam cat mai mult din acest feedback in ceea ce facem.

Un proiect initiat de angajati

RStyle, proiect despre care s-a mai vorbit pe SMARK, este, partial, rezultatul ideilor unor colegi ai nostri.

E un program de well-being, gestionat de echipa de HR, in colaborare cu echipa de PR, menit sa sprijine si sa sustina echilibrul viata profesionala - viata personala al colegilor, si care include activitati sportive, de nutritie, dezvoltare personala, evenimente etc.

Cea mai complexa actiune de comunicare interna

Pentru mine, cea mai complexa campanie interna a fost cea dedicata mutarii Administratiei centrale a Raiffeisen Bank in noul sau sediu, cladirea Sky Tower.

Complexa pentru ca era vorba de peste 1.700 de angajati, de mai multe echipe interne implicate, de evenimente interconectate – interne si externe, care s-au derulat pe o perioada de patru luni.

A fost o perioada foarte intensa pentru echipa noastra, dar imi aduc aminte ca la final am sarbatorit :)

Colaborati cu o agentie pe comunicarea interna?

Pentru toate activitatile noastre de PR colaboram cu DC Communication. Pe revista interna lucram cu Reply Publishing. In ambele cazuri, calitatea executiei, creativitatea si intelegerea business-ului nostru fac diferenta.