Curiozitatea este una dintre caracteristicile esențiale pentru un organizator de evenimenente modern. Expertul în comunicare Kelly Freeman consideră că întrebarea ”de ce” poate aduce foarte multe beneficii atât în viața cotidiană, cât și în cea profesională.
”Cu toate acestea, când vine vorba de strategie și planificare pentru evenimente corporate importante, este o întrebare pe care nu o auzim foarte des. Majoritatea companiilor preferă să repete ceea ce au făcut întotdeauna” spune Kelly.
Această abordare a strategiei de organizare de evenimente are însă mai multe efecte negative. Există riscul de a crea evenimente dezastruoase sau de a repeta un pattern care nu va aduce niciodată nimic nou.
”Fiecare eveniment trebuie gândit la un nivel mai amplu ca parte a strategiei de brand și oportunitate pentru companie de a-și consolida imaginea. Cel mai important lucru de care trebuie să țină cont un organizator de evenimente este acela că un eveniment trebuie organizat astfel încât să se integreze în strategia generală de comunicare a companiei”, spune Kelly Freeman, trainerul cursului Strategic Event Management.
Evenimentele care aduc împreună oamenii și facilitează interacțiunea directă au încă o importanță majoră în comunicare internă și externă a companiilor. De aceea organizarea unor evenimente fără o strategie bazată pe recuperarea investiției și menținerea reputației companiei reprezintă o eroare majoră.
Cum îi ajută curiozitatea pe organizatorii de evenimente în crearea strategiei pentru evenimente de succes? Ca experți în comunicare strategică trebuie să ne punem întrebarea ”de ce” tocmai pentru că răspunsurile la aceasta ne conduc către cele 4 etape esențiale ale planificării strategice.
- Alinierea strategică
Întrebarea pe care orice organizator de evenimete trebuie să o adreseze în această etapă este: Cum ne va ajuta evenimentul să ne atingem obiectivele de business? Cum putem măsura beneficiile pentru a demonstra succesul acestuia.
- Impact măsurabil
Cum putem ști că evenimentul este canalul cel mai eficient pentru a comunica, din punct de vedere al costurilor ? Este importantă setarea unor obiective SMART: specifice, măsurabile, accesibile, realistice, încadrate în timp. În acest fel putem măsura impactul pe care evenimentul nostru l-a produs asupra obiceiurilor și atitudinii publicului vizat.
- Testul valorii
Cum putem adăuga valoare evenimentului nostru? Un alt aspect pe care trebuie să îl aibă în vedere fiecare event planner este calitatea evenimentului. În această etapă trebuie să stabilim ce tehnici putem utiliza pentru a asigura o rată de răspuns bună și cum putem alege speakerii la care audiența noastră nu are acces în mod obișnuit pentru a garanta o prezență ridicată.
- Învățăm pentru viitor
Fiecare eveniment este o oportulitate de a învăța și de a progresa. Cum putem învăța lecții pe care să le aplică în organizarea evenimentelor viitoare? Cum putem să le îmbunătățim? Cum putem construi reputația companiei prin oferirea oportunităților de networking și facilitarea schimbului de bune practici?
”Evenimentele costă bani, iar obținerea foldurilor necesare pentru a le realiza în mod corespunzător devine mult mai ușoară când ai la îndemână o bază de date”, spune trainerul.
Planificarea strategică îi ajută pe organizatorii de evenimente să demonstreze în mod palpabil cum evenimentele adaugă valoare businessului. Astfel se poate dovedi impactul pe care acesta l-a produs asupra atitudinilor și comportamentelor stakeholders-ilor, cum a fost receptat de mass-media, cum a ajutat directorii să stabilească domeniile cheie cu ajutorul leadershipului. Evenimentele constituie o parte extrem de importantă în construirea și menținerea reputației companiilor, în perceperea acestora ca organizații moderne, dinamice, orientate către cetățeni și care prioritizează construirea de relații și parteneriate puternice.
Toate aceste etape și întrebări sunt esențiale pentru o planificare strategică a evenimentelor astfel încât acestea să contribuie la consolidarea reputatiei companiei.
„Folosiți-vă curiozitatea în crearea strategiei evenimentelor și veți observa beneficiile imediate” , ne sfătuiește Kelly Freeman.
Trainerul internaţional, Kelly Freeman se revine pe 9 noiembrie, în București pentru a livra traininguri intensive de comunicare din care face parte si Strategic Event Management, cursul avansat dedicat managementului evenimentelor. Cursurile sunt bazate pe experiențele sale reale și pe noțiuni teoretice verificate și adaptate noilor trenduri în comunicare. Strategic Event Management abordează toate aspectele importante legate de modul în care să poți concepe, planifica și organiza evenimente care să ajute la menținerea și consolidarea reputației companiei.
Kelly Freeman este expert în comunicare cu peste 25 de ani de experiență în organizarea de evenimente private și guvernamentale.
Programul de training internațional este susţinut de International School of Communication din Londra în parteneriat cu Creative Business Management la București în perioada 9 – 12 noiembrie 2017.
