Mediul de business se pregatea pentru o nouă criză financiară, nicidecum pentru o pandemie. Cele mai multe companii românești nu au o strategie de risc pentru situații precum epidemia de Covid-19. Pentru a evita o criză economică Guvernul pregătește un set de măsuri, dar până atunci începând de azi, autoritățile recomandă companiilor cu peste 99 de angajați să își schimbe programul de lucru. O companie din SUA a trimis un document angajaților pentru a-i informa ce face compania și cum va arăta viitorul apropiat în contextul coronavirusului: nu doar sfaturi de igienă și remote work, ci și de sănătate mintală, de planificat finanțe. Il puteti citi aici.
Mai jos, am adunat cateva sfaturi si solutii pentru angajati si companii, in contextul situatiei declansate de coronavirus. Răzvan Vasiliu, avocat specializat în dreptul muncii, Beatrice Galatanu (My HR Lab) si Adrian Negrescu, manager Frames Media, agentie care a realizat un studiu despre efectele situatiei de criza declansata de pandemie in mediul de business, vorbesc despre solutiile cu care pot veni managerii pentru a reduce posibilele pierderi, drepturile angajatilor si strategii de risc.
Cum sunt afectate companiile
Beatrice: O parte dintre multinationale deja au implementat masuri de preventie si s-au gandit la strategii in cazul unei pandemii de covid19. Insa evident ca sunt si companii care inca nu stiu ce sa faca si acest lucru se datoreaza faptului ca nu am mai fost expusi pana acum unui astfel de eveniment (exceptie 2009 cand am avut gripa porcina si au fost afectate anumite sectoare de business).
Adrian: În rândul companiilor românești, mai ales la cele mici și mijlocii, a existat, cel puțin până în prezent, o prea puțină preocupare pentru managementul de criză. Sub iluzia unei creșteri economice perpetue, multe companii și-au redus stocurile, și-au limitat lichiditățile, iar consecințele se văd acum.
Multe dintre firme au fost prinse total nepregătite, neavând strategii de risc care să genereze măsuri optime pentru a contracara efectele negative ale unor blocaje economico-financiare cauzate de astfel de evenimente excepționale, cum este epidemia cu coronavirusul COVID-19. Ce se întâmplă acum reprezintă,
în esență, o consecință a nivelului precar de educație de business în România, a know-how-ului după ureche practicat în prea multe companii.
Efectele negative încep, treptat, să se propage pe lanțurile comerciale. Scăderea vânzărilor, facturi neplătite, blocaj financiar, creșteri de prețuri, toate efectele negative se vor rostogoli ca un bulgăre de zăpadă. Relevant este exemplul unei companii din sectorul comerțului care se află, în prezent, cu stocurile aproape de zero, pentru că vânzările se bazau aproape exclusiv pe fluxul neîntrerupt de marfă venită din China.
Managerii acesteia au întârziat să ia măsurile necesare, să își găsească rapid alți furnizori, iar la mijlocul lui
februarie au intrat în blocaj, stocul de 3 luni de marfă fiind epuizat în proporție de 80%. Firma respectivă va fi nevoită să-și suspende activitatea până la reluarea importurilor din China, cu consecințe financiare pe măsură, în relația cu distribuitorii, cu partenerii de business.
Razvan: Angajatorii au obligația de a respecta și aplica dispozițiile autorităților statului iar efectele sunt greu de anticipat și ele diferă de la caz la caz, raportat la specificul fiecărui business – iată, de exemplu, în data de 08 martie 2020 au fost interzise evenimentele la care participă mai mult de 1.000 de persoane, interdicție care a afectat deja câteva companii.
O astfel de interdicție, pe lângă pierderile materiale poate conduce și la suspendarea unor raporturi de muncă sau chiar concedierea unui număr de salariați.
De asemenea, s-a recomandat centrelor comerciale să evite formarea cozilor la casele de marcat – acest lucru impune regândirea schemelor de personal, alocarea unor resurse suplimentare.
O altă măsură vizează închiderea școlilor. O astfel de măsura este de natură să bulverseze activitatea unora dintre părinții – salariați, respectiv cei care nu au rude la care să apeleze în astfel de cazuri. Într-o astfel de situație este recomandat ca dialogul angajator – salariat să funcționeze, cel puțin în ceea ce privește programarea timpului de lucru. Angajatorii ar trebiui să dea dovadă de flexibilitate și să programeze timpul de lucru ținând cont și de solicitările angajaților, astfel încât, într-o familie cel puțin unul dintre părinți să poată sta acasă, pentru a supraveghea copilul.
Răspândirea infecției cu virusul Covid 19 poate avea un dublu impact asupra unei companii: pe de o parte prin prisma unei posibile și probabile scăderi a venitului sau chiar a profitului pe fondul reducerii volumului de activitate și pe de altă parte prin prisma diminuării numărului de salariați care pot presta activitate.
Este deja o certitudine faptul că societățile care activează în domeniul turismului (hoteluri, restaurante, agenții de turism), companiile aeriene (care au anulat zoruri sau ai căror clienți au renunțat să mai folosească transportul aerian), precum și activitățile conexe turismului, resimt puternic răspândirea virusului Covid 19. Pot spune că aceste companii sunt cele care au fost în prima linie și au fost primele afectate de scăderi ale încasărilor sau pierderi financiare.
De asemenea, odată cu răspândirea virusului Covid 19 tot mai multe persoane (printre care și angajați) pot fi afectați, fiind nevoiți să intre în carantină sau în autoizolare. Multe dintre companii oricum aveau schemele de personal structurate la minimul necesar de angajați care să desfășoare activitatea, uneori din motive independente de voința angajatorului – este binecunoscut faptul că România s-a confruntat în ultima perioadă cu o criză a forței de muncă.
Ori, în contextul în care un număr însemnat de salariați din cadrul aceleiași companii vor intra în carantină sau autoizolare, desfășurarea activităţii se va desfășura cu greutate și, cel mai probabil, prin utilizarea suplimentară a angajaților care nu sunt afectați de răspândirea virusului, fiind chiar posibilă situația imposibilității continuării activității din lipsă de personal.
Lucrul de acasa
Razvan: Da, în anumite situații este fezabil și este chiar recomandabil. Desigur, un casier nu va putea niciodată să desfășoare munca de la domiciliu dar, un lucrător ce oferă suport IT sau consultanță o va pute face fără probleme.
De asemenea, acolo unde sistemul informatic permite accesarea fișierelor de la distanță, munca la domiciliu este o opțiune. Am participat la întâlniri la care se analiza posibilitatea ca juriștii societății, o parte a departamentelor contabil și de resurse umane să desfășoare activitatea de la distanță având acces la documentele de pe serverul companiei.
Drepturile angajatilor
Razvan: Legislația muncii în vigoare la acest moment nu cuprinde dispoziții speciale aplicabile în cazul epidemiilor, ceea ce înseamnă că se vor aplica aceleași reguli care guvernează raporturile de muncă.
Ceea ce este însă important de știut este faptul că, pe perioada în care angajații beneficiază de concediu medical sau concediu de carantină, aceștia nu pot fi concediați.
O persoană aflată în concediu medical sau în concediu de carantină nu pot desfășura activitatea. Asta în teorie. În practică pot exista unele situații în care angajaților li se poate solicita să presteze munca deși se află în concediul pentru izolare sau într-un alt concediu medical.
Totuși, o astfel de solicitare pe lângă faptul că încalcă drepturile angajaților este și una imorală. Pe perioada concediului medical sau a concediului pentru carantină, contractul individual de muncă se suspendă. Acest lucru presupune ca salariatul să nu presteze activitatea iar angajatorul să nu-i achite salariul.
În cazul în care unui salariat i se solicită să presteze activitatea deși se află în concediu medical sau în cel de carantină, acesta are posibilitatea de a refuza îndeplinirea sarcinilor trasate, fără a putea răspunde disciplinar și se poate adresa inclusiv Inspectoratului Teritorial de Muncă pentru a semnala comportamentul angajatorului. În funcție de „insistența” cu care i se cere acestui salariat să își îndeplinească atribuțiile de serviciu, acesta se poate adresa inclusiv instanței de judecată solicitând daune morale pentru un posibil comportament hărțuitor la adresa sa.
Strategii de risc
Adrian: În general, strategiile de risc, acolo unde există, în special în zona companiilor mari, a multinaționalelor, vizează riscuri oarecum palpabile, precum o eventuală criză financiară, crize sociale (greve, proteste), cazuri de conflict (război etc.) sau evenimente meteo care pot paraliza activitatea economică, precum ninsori, inundații, elemente care au legătură directă cu infrastructura de transport.
Prea puține companii și-au trecut în strategia de risc eventualitatea unei epidemii care să le blocheze activitatea. S-a mers pe idea că astfel de situații sunt aproape imposibile. Dar iată că totul este posibil. Astfel s-a ajuns ca multe companii să nu își mai poată derula politica de contractări, să-și anuleze deplasările la parteneri, conferințele etc.
Slaba digitalizare a proceselor operaționale de producție și de business care să permită controlul de la distanță a proceselor sau telemunca precum și lipsa unor rezerve financiare pentru astfel de situații,
situație prezentă la scară largă în economie, sunt elemente care determină probleme majore în multe companii.
Măsuri. Soluții
Adrian: Întotdeauna este loc de măsuri care să limiteze pagubele. Firmele trebuie să conștientizeze, în primul rând, necesitatea asigurării unui buffer financiar (asigurat din finanțări bancare, de la acționari etc.) care să le permită să facă față provocărilor din lanțul de plăți.
Firmele românești trebuie, de asemenea, să își monitorizeze mai atent cheltuielile, să reducă durata medie de încasare a creanțelor, care să fie transpusă proporțional către scăderea termenelor de plată a
furnizorilor. Corelarea costurilor aferente cu volumul de activitate sau indicatorii de performanță variabilă ai furnizorului și reducerea maturității contractelor cu partenerii de afaceri sunt elemente esențiale care ar trebui însoțite de externalizarea proceselor non-core, inclusiv a unei părți din personal.
Bineînțeles, evitarea cheltuielilor care nu țin de esența business-ului, precum achiziția de automobile,
modernizarea sediilor etc. trebuie evitate și însoțite de reinvestirea profitului și rambursarea anticipată a obligațiilor de plată aflate în derulare. O altă măsură viabilă o reprezintă deblocarea banilor din
active non-core business, precum terenuri, depozite, spații comerciale, autovehicule sau echipamente pentru funcții secundare.
Beatrice: Cele mai multe strategii sunt la nivel de:
* lucru remote (in special pentru companiile IT&C, Servicii profesionale si cei care nu depind de interactiunea fata in fata cu clientii);
* igienizare mai riguroasa in spatiul de munca;
* limitarea intalnirilor fata in fata cu candidatii, parteneri de business, furnizori (curieri si altii);
* sfaturi legate de igiena riguroasa: sa nu se mai salute prin strangere de mana, sa foloseasca mai des dezinfectantul de maini;
* anularea teambuilding-urilor si a evenimentelor interne (conferinte, training-uri, prezentari);
* anularea calatoriilor in interes de serviciu.
O parte din strategiile pe care le pot aplica departamentele de HR:
* newslettere interne si anuntarea site-urilor din care te poti informa corect “World Health Organization” & “European Centre for Disease Prevention and Control”;
* afise, comunicate interna legate de igiena si status companie - e important sa nu bombardam cu prea multe mesaje si sa provocam panica si anxietate;
* sa existe o persoana dedicata care poate raspunde intrebarilor si nelamuririlor venite din partea angajatilor;
* sa vedem care sunt angajatii care urmau sa isi ia concediu si sa-i ajutam sa anuleze / reprogrameze pentru alte date"
* daca nu putem anula / limita intalnirile de business cu terti, sa ne asiguram ca acestia nu au calatorit in ultima perioada in tarile afectate; cel mai bine este sa propunem videoconf;
* sustinerea interviurilor de angajare sa fie derulate remote via skype sau alte platforme de video conf precum Google Hangouts, Zoom, Whereby;
* daca urmeaza sa ai interviuri de angajare face to face la birou, sa ai un screening telefonic cu candidatii si sa ii anunti ca ai o politica de preventie si sa te asiguri ca persoana nu a calatorit, nu a intrat in contact cu alte persoane care s-au intors din tarile afectate;
* aceleasi reguli si pentru angajatii noi care vin sa semneze contractele de munca la birou, sa ne asiguram ca nu au calatorit recent;
* punerea la dispozitia angajatilor dezinfectant si materiale pentru a dezinfecta obiectele de lucru (tastaturi, telefoane etc.);
* in cladirile de birouri sa se discute cu cei de la facility management si cu restul reprezentantilor din companiile prezente in cladire = sporirea curateniei, dezinfectare butoane lift etc.; degeaba ia o singura companie decizii, daca in cladire mai sunt alte 10 companii care nu respecta niste reguli minime;
* program mai riguros pentru companiile care au cantine, pentru a nu avea prea multi colegi in acelasi spatiu; stim ca toti mananca prazul cam in jurul orelor 12:00-14:00;
* lucru in ture pentru cei care nu au cum sa lucreze remote, insa angajatii care isi aleg un interval orar sa ramana neaparat pe tura stabilita;
* discutii cu furnizorii cei mai importanti, cu partenerii de business cei care sunt critici pentru afacere si de vazut daca si ei au un plan de actiune
* instrumentele de lucru sa fie luate acasa (laptop, telefon) in caz ca se anunta off pentru toata lumea.
Evident ca mai sunt si altele si se pot face si strategii de risk management, insa e important ca deciziile sa fie luate la nivel de mangement si nu doar HR-ul sa fie linia intai. :)
Razvan: Este mai bine să previi decât să adopți măsuri ulterioare pentru a remedia o situație. Din păcate, marea majoritate a companiilor nu avea pregătite scenarii și soluții legate de o eventuală epidemie. Riscul cel mai mare care era luat în calcul viza o eventuală nouă criză financiară, nicidecum răspândirea unui virus care să interfereze cu relațiile de afaceri.
Pierderile pot fi reduse în măsura în care reprezentanții companiilor dar și salariații, respectiv sindicatele acceptă că ne aflăm într-o situație inedită și sunt deschiși în ceea ce privește posibilitatea adoptării unor soluții flexibile în relațiile de muncă.
Cel mai probabil angajatorii care vor avea capacitatea de a se adapta și de a lua decizii cât mai flexibile, ținând cont și de necesitățile angajaților vor fi cei care vor putea diminua pierderile pe care, cel mai probabil, le vor înregistra din cauza răspândirii virusului Covid 19.
În acest sens am făcut o serie de recomandări reprezentanților companiilor pe care le reprezentăm, recomandări care vizează:
- analiza posibilității desfășurării activităților de la domiciliu, acolo unde este posibil;
- limitarea deplasărilor în interes de serviciu, atât în zonele cu risc de îmbolnăvire cât și în spațiile publice;
- încurajarea ședințelor on line prin intermediul platformelor audio – video (skype, facetime, etc). Dacă nu este necesară o întâlnire față în față, este de preferat ca aceasta să se desfășoare prin intermediul videoconferințelor;
- mai multă înțelegere și deschidere pentru salariații care manifestă simptome ale unor boli
- punerea la dispoziția angajaților a mijloacelor igienico – sanitare, dându-se astfel curs recomandărilor autorităților naționale legate de igiena personală;
- stabilirea, acolo unde este posibil a unor programe de lucru flexibile;
- instituirea unor programe de lucru personalizate, ținând cont și de necesitățile angajaților;
- instituirea unor proceduri referitoare la accesul vizitatorilor.
Pericolul infecției cu coronavirus deja schimbă mentalități în domeniul relațiilor de muncă, obligând angajatorii să caute soluții practice, să adopte decizii și măsuri temporare, astfel încât impactul asupra business-ului dar și al angajaților să fie unul minimal.
Atât angajatorii cât și salariații se confruntă cu o situație nouă în care ambii parteneri sociali trebuie să dea dovadă de înțelegere unul cu celălalt și să cadă de comun acord cu privire la măsurile ce se pot implementa și felul în care se pot implementa. De asemenea, dialogul, informările și consultările dintre angajator și sindicate ar trebui să fie încurajate.
Nu în ultimul rând, dacă privim lucrurile din perspectiva angajatorului, acesta ar trebui să pună la punct o serie de strategii care să vizeze inclusiv restructurarea companiei, în cazul întreruperii activității sau în cazul unei diminuări drastice a acesteia.
De asemenea, și angajații ar trebui să dea dovadă de flexibilitate în actualul context al răspândirii infecției cu coronavirus. Este recomandabil ca aceștia, în cazul în care este necesar, să ia în calcul modificarea temporară a atribuțiilor pe care le exercită, modificarea locului muncii (în special când li se solicită să presteze activitatea de la domiciliu).
