THETA Furniture & More, unul dintre cei mai importanți integratori români de soluții de amenajare interioară, a implementat aplicația Evolvendor pentru automatizarea proceselor de aprobare a facturilor de achiziție. Compania și-a optimizat astfel operațiunile și a asigurat un control financiar solid prin reducerea timpului, resurselor necesare, dar și riscului de erori.
THETA își desfășoară activitatea într-o fabrică modernă de 5.000 mp construită în 2022, în urma unei investiții de peste 4 milioane de euro. Compania cu sediul în Păulești, județul Prahova, furnizează soluții complete de design interior pentru segmente diverse, inclusiv office, HoReCa, comercial și medical. A amenajat până acum peste 400.000 mp de spații interioare pentru mai mult de 1.800 de clienți.
Implementarea aplicației Evolvendor reprezintă un pas important în strategia de digitalizare a companiei, aliniată cu obiectivul fondului de investiții Black Sea Fund – partener în acționariatul THETA din 2020 – de a susține guvernanța corporativă și eficiența operațională.
Provocările inițiale
Extinderea operațiunilor și modernizarea fabricii au adus cu sine provocări majore în gestionarea documentelor de achiziție. THETA procesează lunar aproximativ 600 de facturi, iar verificarea conformității acestora cu prețurile, cantitățile și termenele de plată convenite consuma mult timp și resurse umane. Gestionarea eficientă a bugetelor și monitorizarea strictă a costurilor pentru fiecare proiect sunt esențiale, mai ales în proiectele de fit-out, care necesită materiale de la numeroși furnizori.
Soluția Evolvendor
Evolvendor a oferit o soluție scalabilă și personalizabilă pentru automatizarea procesării documentelor și a facturilor, integrată perfect cu sistemul SPV al companiei. Aplicația preia automat datele din facturi, verifică conformitatea acestora și parcurge un flux de aprobare structurat. Astfel, soluția diminuează semnificativ riscul de erori de facturare și sporește acuratețea distribuirii cheltuielilor pe proiecte.
Aplicația asigură, de asemenea, un control mai riguros asupra plăților și oferă acces rapid la facturi, sumele facturate, contracte, comenzi și documentele justificative.
„Evolvendor ne-a permis să reducem cu mai mult de 30% timpul de lucru al persoanelor implicate în lanțul de achiziții și departamentul financiar, timp care poate fi redirecționat către activități cu valoare adăugată mai mare”, explică Cătălin Rotaru CEO THETA.
Beneficiile observate
Implementarea Evolvendor a adus multiple beneficii pentru THETA Furniture & More:
- Reducerea timpului dedicat proceselor repetitive: Automatizarea procesului de aprobare a facturilor a redus cu peste 30% timpul de lucru al echipei de achiziții și financiare.
- Verificarea conformității: Aplicația identifică și evidențiază automat eventualele discrepanțe din facturi, asigurând respectarea condițiilor comerciale stabilite.
- Acces facil și centralizat: Managementul beneficiază acum de acces imediat la facturi, contracte și alte documente justificative, sporind controlul asupra costurilor și plăților.
- Alocarea precisă a costurilor: Evolvendor asigură o distribuire corectă a cheltuielilor pe proiecte, eliminând erorile care ar fi putut apărea prin procesarea manuală a datelor.
Concluzie
„Prin intrarea fondului Black Sea Fund în acționariatul nostru, ne-am asumat implementarea unor sisteme informatice moderne, iar Evolvendor ne ajută să ne menținem promisiunea de a îmbunătăți guvernanța corporativă și eficiența operațională”, subliniază echipa de conducere a THETA.
Colaborarea dintre THETA Furniture & More și Evolvendor subliniază importanța digitalizării pentru creșterea eficienței în sectorul amenajărilor interioare și al producției de mobilier custom made. Automatizarea proceselor de aprobare a facturilor a permis THETA să optimizeze operațiunile, reducând timpul și resursele necesare, precum și riscul de erori. Asigură astfel un control financiar solid. Această colaborare reflectă angajamentul THETA și al fondului de investiții Black Sea Fund de a continua investițiile în tehnologie pentru a susține dezvoltarea pe termen lung a companiei.
„Misiunea noastră la Evolvendor este să dezvoltăm soluții software inteligente care să automatizeze procesele de business, adaptate nevoilor specifice ale fiecărui client. Colaborarea cu THETA Furniture & More a demonstrat cum tehnologia noastră poate reduce semnificativ timpul alocat activităților repetitive și poate îmbunătăți controlul intern. Mai mult, optimizarea și reducerea costurilor operaționale sunt aspecte esențiale pentru companiile din România, mai ales în condiții economice dificile, iar Evolvendor reușește să ofere acest avantaj în mod consistent.
Suntem dedicați să oferim partenerilor noștri instrumente eficiente care să le permită să se concentreze pe activități cu valoare adăugată, contribuind astfel la succesul lor pe termen lung”, a declarat Mihai Roșu, Managing Partner Evolvendor Smart B2B.
Evolvendor este un furnizor de soluții smart B2B software specializat în automatizarea procesării documentelor. Soluțiile Evolvendor sunt personalizabile și adaptate contextului specific al fiecărui client, asigurând o preluare automată a datelor din diverse surse, cum ar fi comenzile clienților sau facturile furnizorilor. Datele colectate din diverse formate (PDF, Excel, imagini) sunt structurate, verificate și transformate automat în formatul dorit de companie, eliminând astfel erorile și timpul necesar pentru procesarea manuală.
